Ik heb als sinds 1996 een eigen computer, eerst een pc en sinds drie jaar een macbook waar ik erg blij mee ben! Al snel na de aanschaf van mijn eerst pc leerde mijn toenmalige vriend me het belang van het goed opslaan van je documenten in aparte en overzichtelijke mappen, die je niet op de harde schijf zet, maar op een tweede harde schijf. Later heb ik hem in gedachten nog vele malen bedankt voor dat verstandige advies! Nooit was ik iets kwijt en een crash raakte nooit mijn bestanden.
Zo rond 2001 kwam het moment dat de meeste mensen zich realiseerden dat het helemaal niet handig was om al je documenten in 1 map te zetten en idem dito voor je foto’s, films etc. Er waren wel aparte mappen voor docs, foto’s films etc, maar verder ging de scheiding in mappen niet meer. Dus tegen de tijd dat hun computer een chaos was en ze niets meer konden vinden, moesten ze alles alsnog uitzoeken en structureren. Iets wat ik al jaren deed.
Vorig jaar hoorde ik bij een groot bedrijf dat er nog steeds mensen zijn die documenten niet logisch ordenen in mappen en daar schrok ik van. Ik kreeg zelfs een handleiding met tips bij de werklaptop MBD het ordenen van je documenten. Gestructureerd als ik ben heb ik gevoelsmatig vanaf het begin mijn eigen systematiek gemaakt, aangepast en verbeterd. Al doende merk je waar nieuwe mappen voor nodig zijn. En omdat het mijn eigen structuur is, hoef ik nooit bang te zijn dat ik iets niet meer kan vinden.
Toch ben ik er de laatste weken over aan het nadenken. Ik heb nu een behoorlijk archief aan bestanden in alle vormen en er komen in tig jaar ook nog ontelbaar veel bij. En daarbij komt dat ik sinds dit jaar al mijn papierwerk inspan, zoals brieven en bankafschriften, zodat ik het grootste deel weg kan gooien. Scheelt veel ruimte in mijn kleine woonplek. Ik heb altijd een dubbele backup van mijn bestanden, 1 op externe harde schijf thuis en de andere Online (Mozy.com), zodat ik niet bang hoef te zijn dat die kwijtraakt bij een crash, diefstal of brand.
Ik wil altijd alles binnen handbereik hebben en niet de helft op een externe harde schijf zetten en er niet bij kunnen komen. Dus zit ik nu op het punt dat ik me afvraag of ik op deze manier zal doorgaan of is het opzetten van een database waarin ik de bestanden zet een goed idee? Vooral ook met het oog op de toekomst, nu is het overzetten nog te doen, maar dat zal straks natuurlijk steeds lastiger worden met het groeiende aantal bestanden. Het voordeel is dat je bestanden altijd terug kunt vinden, als de database maar goed is opgezet, maar ik vraag mezelf af of ik dan nog de controle erover heb die ik nu heb, omdat nu alles ingedeeld is op mijn eigen logica en systematiek die ik al in 13 jaar heb ontwikkeld. Foto’s eerst op jaartal en dan op gebeurtenis etc.
Zou er een moment komen waarop we allemaal onze eigen database opzetten voor onze privé-documenten, zodat die altijd nog gemakkelijker terug te vinden zijn en waarna alles direct ingeladen wordt op de computer zodra we opstarten, volgens onze eigen instellingen. Denken jullie er wel eens over of toch maar altijd zelf handmatig doen? Zijn er al mensen die gebruik maken van een database? Zo ja welke en bevalt het? Kun je de structuur ervan ook helemaal zelf opzetten?
en met een backup naar een Time Capsule maak ik me daar nog even geen zorgen over.